Zusammenfassung

tl;dnr Für die Verwaltung einer gemeinsamen Datenbasis an Publikationen verwenden wir den Reference Manager namens Mendeley. Mendeley kann in einer cloud-basierten Version über den Browser verwendet werden, oder ist alternativ auch via das lokal installierte Programm Mendeley Desktop verfügbar. Die Desktop-Variante bietet mehr Funktionalitäten im Vergleich zur cloud-basierten Version und steht zum freien Download von der Mendeley-Webseite zur Verfügung.

Das Erfassen von neuen Publikationen in Mendeley soll gemäss den folgenden Schritten geschehen:

  1. Überprüfung ob eine Publikation schon früher erfasst wurde. Das kann recht einfach mit einer Suche in den schon erfassten Publikationen nach Titel oder Autor (siehe Screen-shots im nachfolgenden Text) gemacht werden.
  2. Erfassen der Publikation per drag-and-drop der pdf-Datei in das Hauptanzeigefeld
  3. Allenfalls ergänzen der Felder Autor, Titel, Publikationsorgan, Author Keywords und Tags in der Detailansicht der Publikation

Ausser in Ausnahmefällen, wie zum Beispiel für Studentenprojekte (Masterarbeit oder spezielle Praktikaprojekte) verzichten wir darauf die Publikationen in Verzeichnisse oder Folders abzulegen. Für die Klassierung von Publikationen werden Tags verwendet, welche den Publikationen zugeordnet werden. Diese Tags sollen möglichst spezifisch für die jeweilige Publikation sein. Gute Tags sind die Fachbereich-internen Projektbezeichnungen oder Schlüsselwörter (Englisch), welche die Publikation möglichst präzise von den anderen abgrenzen. Allgemeine Bezeichnungen sollten nicht als Tags verwendet werden, da die Filterung nach den Tags in Mendeley recht eingeschränkt funktioniert.

Disclaimer

Dieses Dokument beschreibt den Umgang mit der gemeinsamen Literaturdatenbank Mendeley. Falls du schon vertraut bist mit Mendeley, kannst du gleich mit dem Abschnitt Erfassen neuer Publikationen weiterfahren.

Einleitung

Wissenschaftliche Publikationen haben einen grossen Stellenwert in unserer alltäglichen Arbeit. Somit sammeln sich zwangsläufig eine beträchtliche Anzahl von Artikeln an, welche irgendwie verwaltet werden müssen. Diese Administration kann verschieden bewältigt werden.

Die Verwendung einer gemeinsam nutzbaren Platform für die Verwaltung aller Publikationen ist sicher sinnvoll. Solche Plattformen werden als Reference Manager bezeichnet und davon gibt es eine ganze Reihe. Die ETH-Bibliothek hat einen Vergleich unter http://www.library.ethz.ch/en/Media/Files/Literaturverwaltungsprogramme-im-Vergleich verfügbar gemacht. Aufgrund der Resultate dieses Vergleichs erscheint mir Mendeley als eine brauchbare Lösung. Der Support für dieses Tool an der ETH und eine grosszügigere Ausstattung mit Speicherplatz auf der Online-Version aufgrund unserer Anbindung an die ETH sind zusätzliche Argumente für den Einsatz von Mendeley. Der folgende Abschnitt enthält eine kurze Anleitung für die grundlegende Verwendung von Mendeley.

Mendeley

Aktuelle Reference Manager funktionieren alle mit zwei Versionen.

  1. Cloud-basiert
  2. Offline

Cloud-basiert

Bei der cloud-basierten Version wird mit Hilfe des Browsers auf die zu verwaltenden Publikationen zugegriffen. Die Publikationen sind dabei auf einem Server des Anbieters des Reference Managers gespeichert. Bei Mendeley liegt dieser Zugang auf https://www.mendeley.com/. Dort muss man sich mit einer E-Mailadresse registrieren und hat dann gewisse Funktionalitäten, wie die Suche von Papers oder den Upload von pdf-Dokumenten, für die Verwaltung von Publikationen zur Verfügung.

Offline Modus

Die Verwendung der cloud-basierten Version setzt eine Internetverbindung voraus. Zudem sind die zur Cloud von Mendeley hochgeladenen pdf-Dateien im offline Modus nicht verfügbar. Die Arbeit im offline Modus ist über ein lokal installiertes Programm namens Mendeley Desktop möglich. Dieses Programm kann von der Website von Mendeley heruntergeladen und anschliessend wie ein normales Programm installiert werden.

Bei ersten Start von Mendeley Desktop wird zuerst Benutzername und Passwort abgefragt. Die abgefragten Login-Informationen werden verwendet, damit sich Mendeley Desktop im Hintergrund bei mendeley.com anmelden kann. Diese erste Anmeldung kann nur online gemacht werden. Bei dieser ersten Anmeldung ist es wichtig, die Checkbox Stay signed in anzuwählen. Dies ermöglicht einen späteren Start von Mendeley Desktop im offline-Modus ohne Anmeldung. Sobald Mendeley Desktop das erste Mal gestartet wurde, die Checkbox Stay signed in angewählt wurde und in Mendeley Desktop kein Sign out ausgeführt wird, funktioniert das Programm auch im offline Modus. Es stehen aber nur die während des online Modus heruntergeladenen pdf-Dateien zur Verfügung.

Da Mendeley Desktop mehr Funktionalitäten bietet bei der Verwaltung von Publikationen, ist es sicher empfehlenswert mit Mendeley Desktop zu arbeiten. Bei Änderungen der lokal gehaltenen Daten sollte die Sync-Funktion recht häufig zu betätigt werden, damit Konflikte zwischen der online Version und den lokal gespeicherten Daten vermieden werden können.

Gruppe FB-ZWS Qualitas

Den Austausch von Publikationen zwischen verschiedenen Benutzern erfolgt über das Erstellen von Gruppen, zu welchen man die verschiedenen Benutzer einladen kann. Alle Benutzer einer bestimmten Gruppe haben Zugriff zu den Publikationen, welche unter der gemeinsamen Gruppe abgelegt wurden. Für den Fachbereich Zuchtwertschätzung habe ich eine Gruppe namens FB-ZWS Qualitas angelegt. Publikationen, welche mit den anderen Gruppenmitgliedern geteilt werden, sollen in den Bereich dieser Gruppe abgelegt werden.

Erfassen neuer Publikationen

In diesem Abschnitt wird das folgende Vorgehen für die Erfassung einer neuen Publikation empfohlen.

Klassierung von Publikationen

Mendeley erlaubt es die Publikationen in Folders abzulegen. Diese entsprechen Unterverzeichnissen in einem Filesystem. Mit wenigen Ausnahmen verzichten wir auf die Ablage der Publikationen in verschiedenen Folders da es praktisch unmöglich ist, sinnvolle Regeln zu erstellen, welche die Einteilung der Publikationen in die Folders eindeutig vorgibt. Eine Ausnahme bilden spezielle Projekte, wie Praktikums- oder Masterarbeiten von Studierenden. In diesem Falle ist es eindeutig, dass alle Publikationen, welche vom Studenten gesammelt werden in einem speziellen Folder abgelegt werden. Alle anderen Publikationen werden einfach direkt unter dem Gruppennamen abgelegt.

Eine Alternative zur Einteilung mit Folders besteht in der Vergabe von Tags. Diese können frei vergeben werden und können in Mendeley als Filterkriterien verwendet werden. Mögliche Tags sind die Bezeichnungen der Projekte, welche im Fachbereich bearbeitet werden. Diese lauten:

Dabei können Publikationen auch zu mehreren Projekten zugewiesen werden. Abgesehen von den Projektnamen sollten Tags möglichst charakteristisch sein für eine bestimmte Publikation. Als Konvention vereinbaren wir hier, dass nur englische Tags vergeben werden sollen. Allgemeine Bezeichnungen wie

sollten vermieden werden, da diese auf sehr viele Publikationen zutreffen und somit nicht spezifisch genug für eine bestimmte Publikation sind. Idealerweise sollen einer Publikation möglichst wenige Tags zugeordnet werden, da eine sequentielle Filterung über verschiedene Tags in Mendeley offenbar nicht möglich ist.

Letzte Änderung: 2018-10-04 09:44:07 (pvr)